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Gestão e organização de conteúdos: como saber se a sua empresa precisa melhorar a estratégia

Equipe Huntag

Muitas são as informações e imagens dentro de um negócio e manter a boa gestão e organização desses conteúdos é crucial para que as estratégias caminhem bem e para que os resultados apareçam.

Evidentemente os times sabem sobre a importância de suas imagens e ativos digitais, mas poucas vezes as pessoas olham para a organização desses conteúdos e não percebem o quanto é necessário ter estratégias de gerenciamento para esse setor do negócio.

Diversas vezes, as pessoas perdem longos tempos para encontrar seus conteúdos e informações, envolvem muitas pessoas nos processos e não aproveitam bem o que já existe no setor pelo simples fato de não conhecer suas informações.

Você já olhou para essa ponta do negócio e sabe por que a gestão e organização de conteúdos é importante para sua estrutura? Entenda se seu negócio precisa melhorar nesse setor!

 

Por que olhar para gestão e organização de conteúdos?

As empresas sabem que o conteúdo é essencial para suas estratégias, mas muitas delas acreditam que simples pastas compartilhadas ou alguma plataforma de nuvem servem para suas demandas.

O problema é que muitas informações ficam perdidas nesses locais e nem todos têm acesso correto, há grande falta de organização e as demandas demoram para serem visualizadas ou aprovadas e é por isso que é preciso ir um passo além e é justamente aí que a estratégia precisa ser aprimorada.

O passo necessário para que os conteúdos estejam adequados, estruturados e disponíveis para todos no negócio é a gestão de conteúdos, o processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de conteúdo, quaisquer que sejam eles dentro das necessidades da marca.

Ou seja, quando falamos em gestão de conteúdos é uma estratégia que vai muito além de criar pastas compartilhadas ou listas com palavras-chave para cada conteúdo para que ele seja encontrado, mas trata-se de olhar para organização e facilidades para todos os componentes das equipes para que eles conversem entre si.

Vamos pensar de forma prática para esse conceito: suponha que sua empresa vende móveis e, por isso, existem muitas imagens, documentos com especificações técnicas e vídeos que seu time de marketing utiliza a cada ciclo de vendas para expor sua marca e vender seus produtos, certo?

Onde estão essas imagens, documentos e vídeos e como elas estão organizadas? Qualquer pessoa é capaz de encontrar ou é preciso ficar trocando e-mails e diversos pedidos?

Essas peças são enviadas por e-mail (e se perdem na caixa de entrada), são colocadas em pastas ou estão soltas pelos drives de cada colaborador?

Certamente é gerado muito volume de conteúdo nesse (e em qualquer outro) cenário organizacional, certo? Ter uma organização e gestão aqui é crucial para que qualquer pessoa do seu time possa utilizar o que foi preparado para o negócio.

Ao ter gestão de conteúdos e organização, toda a empresa ganha, afinal, o negócio passa a ter um repositório focado nas reais necessidades e com direcionamento correto para todos aqueles que precisam encontrar suas demandas.

Dessa forma, ao ter uma estratégia sólida de organização e gestão, sua empresa ganha em velocidade, diminuição de erros, assertividade e comunicação mais fluída e sem ruídos entre todos e essas são algumas das funcionalidades que os sistemas de gerenciamento de ativos digitais (DAM) são capazes de fornecer.

 

Quando preciso investir ou aprimorar a estratégia de gestão e organização de conteúdos?

Olhando até aqui, já deu para entender como organizar conteúdos é importante para o negócio, certo? Porém, existem muitos momentos em que a prática e o dia a dia te mostram erros cruciais que podem ser eliminados ou reduzidos com uma gestão estruturada.

Para te ajudar, reunimos diversos momentos e situações para que você olhe de fato para seu negócio e entenda se é hora de pensar nessa estratégia.

 

1. Sua empresa tem alta demanda e volume de conteúdo

Se sua empresa é pequena e produz poucos conteúdos digitais, imagens e documentos, pode ser que uma simples pasta compartilhada seja capaz de armazenar tudo o que existe no setor.

Porém, cada vez mais as empresas estão investindo em estratégias de marketing digital e ter bom repertório visual é essencial para compor essas ações. Mais do que isso, é natural que os times cresçam e que mais de um setor passe a precisar acessar os conteúdos produzidos.

Para isso, é preciso organização, afinal, serão imagens, vídeos, campanhas de vendas, de marketing, internas e externas, produtos, datas comemorativas, redes sociais, catálogos, e-mails, brindes, eventos e tantas outras necessidades a serem disponibilizadas para seus times.

 

2. Suas pessoas têm dificuldades de encontrar conteúdos de forma rápida

As pessoas conseguem encontrar de forma rápida e sem longos caminhos e dificuldades os conteúdos que precisam? O importante da organização de conteúdos não é “onde encontrar”, mas sim “o que utilizar agora” e se a busca é um grande problema, sinal de alerta.

Não basta apenas aqueles que criaram conhecer pastas e caminhos, é preciso que qualquer colaborador consiga rapidamente identificar o que precisa dentro de seu sistema.

Imagine que seus responsáveis pela criação de demandas saem de férias ou saem da empresa? Será preciso que novas pessoas fiquem garimpando dentro de pastas e e-mails todos os conteúdos já produzidos?

Esse cenário gera insatisfação, erros, queda de produtividade e grandes ruídos na comunicação, portanto, a gestão de conteúdos aqui faz toda a diferença.

 

3. Seu processo de aprovação e validação de demandas são lentos

As empresas contam com diversos processos quando envolvem a criação de materiais, imagens, conteúdos, textos e quaisquer outras demandas. É natural que muitas pessoas estejam envolvidas nesse processo e que sejam necessárias aprovações, refações e validações.

Muitas vezes, isso envolve diversas trocas de e-mail, contatos e idas e vindas que tornam as aprovações lentas e complexas e isso é um grande problema para o fluxo do trabalho.

Se esse é o seu caso, a gestão de conteúdos é um grande aliado para seu cenário através de suas ferramentas e funções como os workflows. Essas são maneiras das equipes acompanharem todas as etapas do processo e, de forma rápida e eficaz, é possível visualizar as criações, dar feedbacks, aprovar ou não e seguir com o trabalho.

Mais do que isso, outras situações que podem ocorrem em seu cenário:

  1. Suas equipes têm dificuldades em identificar conteúdos que precisam ser atualizados;
  2. Faltam sistemas para gerenciar as particularidades de vídeos;
  3. Vários sistemas informais duplicam ou complicam os esforços de gerenciamento no nível empresarial;
  4. Há dificuldade de compartilhamento de mídias entre projetos, grupos, divisões, parceiros ou canais.
  5. Frequentemente os conteúdos já existentes são recriados pois as pessoas não sabem que ele já existe;
  6. Você não tem métricas para acompanhar e gerenciar o desempenho dos times de conteúdo e criação, afinal, não tem visualização clara do trabalho;
  7. Suas equipes têm dificuldades com relação ao uso de direitos de uso de alguma imagem ou documento;

Em quantas dessas situações você identificou seu negócio? Se você se enxergou em pelo menos um desses cenários, é hora de olhar para uma plataforma DAM ou revisitar a sua implementação atual.

Para que essa estratégia seja colocada em prática da melhor forma é preciso planejamento, levantamento de tudo o que existe em seu negócio, organização e plataformas que vão te ajudar com o processo.

É aí que entra uma central de mídias, a ferramenta que vai ser esse local de organização dos seus conteúdos e poderá funcionar como um repositório ou banco de dados para gestão de conteúdos de todos os seus arquivos e mídias.

Ter uma central de mídias é justamente eliminar seus problemas com organização de conteúdo e gestão, afinal, seu negócio ganha em diversas pontas do negócio e muitos são os benefícios para seus times, te colocando passos à frente no mercado.

Portanto, agora que você sabe mais sobre a necessidade de organização de conteúdos e já olhou para seu cenário, que tal entender como podemos te ajudar nesse passo?

A Huntag é uma plataforma on-line, ideal para gerenciar a produção de conteúdos, através de workflow de aprovações, e organizar arquivos das áreas de marketing, comunicação, e-commerce e criação, para evitar retrabalhos, centralizar a distribuição e compartilhamento de informações.

Fale com um especialista e vamos traçar a melhor estratégia para você!

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